開示等に関する手続要領

開示等に関する手続要領

なんと農業協同組合 代表理事組合長 上田 憲仁

(目的)

第1条
この要領は、個人情報取扱規程第32条の規定に基づき、当組合の保有個人データについての本人等からの開示の請求および訂正等の求めに応ずるための手続等を定める。

(受付窓口および受付時間)

第2条
①個人情報の開示を受付ける窓口は、下記の通りとする。
〒939-1843
富山県南砺市金戸268番地の1
なんと農業協同組合 本店総合企画室
②受付の時間は、営業日の午前9時から午後5時までとする。

(利用目的の通知および開示の申込の受付)

第3条
①この組合の保有個人データについての利用目的の通知および本人からの開示の請求の受付については、受付窓口において受付けることを原則とし、やむを得ない事情がある場合には、書面により郵送で受付けることができる。
②前項の請求の受付に当たっては、本人から様式1の請求書の提出を求めるものとする。
③代理人による請求については、第5条の規定に基づき代理人資格の確認を求める。

(本人の確認)

第4条
なりすましによる情報の漏えいを防止するため、次により開示等請求者の本人確認を行う。なお、電話等による開示等の求めがあった場合には、来店又は郵送もしくはFAXによる請求等を求める。
  1. 来店による請求の場合
  2. 窓口において直接的に本人であることを証明できる運転免許証、健康保 険の被保険者証、写真付住民基本台帳カード、旅券(パスポート)、年金手帳、実印及び印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)、個人番号カード又は在留カードの提示を求める。
  3. 郵送又はFAXの場合
郵送の場合には、運転免許証又はパスポートの写しの他に、請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)の同封を求める。 FAXによる場合には、運転免許証又はパスポートの写しと請求書に実印の押印と印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)の写しの送付を求める。

(代理人資格の確認)

第5条
①代理人による請求の受付は、来店によるものとし、この場合には本人および代理人双方につき、前条の本人確認の方法により確認を行う。ただし、代理人が弁護士の場合には、名刺・バッジを確認のうえ、登録番号を控えることによることができる。
②代理人資格の確認については、以下の証明書に基づきこれを行う。
  1. 法定代理人の場合
  2. 請求者本人との続柄の証明できる住民票その他続柄を証明できるもの
  3. 任意代理人の場合
  4. 本人の印鑑証明書(交付日より3ヶ月以内のもの)付きの請求書および委任状

(開示の方法)

第6条
請求に基づく組合からの通知は、原則として、請求のあった日から5営業日以内を目途に所定の様式(別紙:様式4)に基づき郵送の方法によりこれを行う。ただし、本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。

(訂正等、利用停止、消去)

第7条
①組合から開示された個人データにつき、訂正等(訂正・追加・削除という。以下同じ。)、利用停止および消去の請求(別紙:様式3)があった場合には、その処理の結果等につき原則として、請求のあった日から5営業日以内を目途に所定の様式(別紙:様式5~7)に基づき郵送の方法により通知するものとする。本人との間で別に同意した方法があればその同意した方法によることができる。
②前項の請求(別紙:様式3)および本人確認の手続については、第2条、第4条および第5条に準ずる。なお、本人の個人データを当組合は保有していることが明らかで、その訂正等、利用停止又は消去を求める場合の請求については、開示の請求を経ないで直ちに訂正等の請求を受付けることができる。

(資料等の提供の求め)

第8条
前条の規定に基づき、本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由により、当該保有個人データの内容の訂正等を求められた場合において、その確認のために必要な資料の提供等を求めることができる。

(開示等の手数料)

第9条
利用目的の通知および開示の請求については、1件当たり540円の(例:残高証明発行手数料相当額等)事務手数料を徴するものとする。ただし、当方の過失により開示した個人データに誤りがあった場合には、収受した手数料を返還する。

(対応の記録)

第10条
保有個人データの開示請求、訂正等、利用停止および消去の請求につき、窓口の担当者は次の事項につき対応の内容と経緯を取りまとめ、所定の決裁を受けた後に回答書を交付するとともに、当該記録は請求書および回答書とともに10年間保管するものとする。
  1. 請求の内容
  2. 開示・訂正等した項目・内容
  3. 開示・訂正等しなかった項目・内容と理由
  4. 本人および代理人との交渉等の内容と経緯
  5. 今後特に問題となりそうな点がある場合の留意事項
  6. その他

(要領の改廃)

第11条
この要領の改廃は、組合長がこれを行う。

附則
この要領は、平成17年4月1日から実施する。
この要項は、平成23年11月20日から変更実施する。
この要領は、平成27年11月18日から変更実施する。
この要領は、平成29年5月30日から変更実施する。

以上